Trabajar en equipo es todo un desafío en el mundo de hoy, puede ser altamente estresante o profundamente gratificante. Puede significar un freno o un acelerador para el logro de objetivos. Puede tener mucho de freno si trabajar en equipo significa interrupciones de los demás entorpeciendo el propio trabajo y sacándonos del foco. Y al mismo tiempo puede ser un gran acelerador si los roles están claros, si la coordinación es eficiente y los compromisos se cumplen. Como señala David Sanchez“gestionar de manera adecuada nuestros temas con otros puede significar una gran diferencia entre fomentar constantemente las interrupciones o trabajar de una manera coordinada, respetuosa y efectiva con los demás”. Por eso, en el ámbito de la buena coordinación grupal y para evitar posteriores interrupciones porque algo nos quedó pendiente, un gran recurso es usar agendas con equipos de trabajo.
Agendas.
Puesto que en nuestro lenguaje la palabra agenda tiene diversos significados, hemos de decir que por agenda entendemos una lista donde se registran los diversos asuntos que hemos de tratar con una persona o un grupo en un próximo encuentro.
Si se usan adecuadamente, las agendas tienen la virtud de mejorar la eficiencia personal y grupal.
En la metodología GTD una agenda es un contexto . Es decir, algo que necesito para poder llevar a cabo una acción. En este caso, una persona es un factor clave para poder realizar una acción.
No es Agenda.
Aquí agenda no es el calendario de actividades comprometidas. Tampoco se trata de una lista de recordatorios de compromisos anteriores que queremos hacer seguimiento. Para eso, es recomendable usar la lista “En Espera” (lista que será tema de otro post). El significado de agenda contiene sólo los elementos a tratar en un próxima encuentro.
Como crear una Agenda en Todoist
Primero un acuerdo conceptual. Todoist viene predeterminada con el nombre de “proyecto«para toda lista que se genere. Esto conceptualmente no es correcto y genera confusiones. Pues, no todas las listas que se pueden generar en el sistema son proyectos. Por lo anterior, al crear listas les daremos diversos significados y uno de ellos es el de agenda.
El criterio básico para crear una agenda es el encuentro periódico con la persona o grupo para tratar los asuntos pendientes que se han ido registrando. Por ejemplo, en mi caso, como trabajo en una institución educativa, períodicamente me reúno con diversos líderes de procesos y he generado agendas tales como: “Agenda Académica” “Agenda Formativa”, “Agenda Consejo Directivo”.
Obviamente los nombres de las agendas cambian de acuerdo a las personas con las que necesites reunirte perdiódicamente. Puedes tener una agenda con tu equipo de proyecto, grupo de estudio, secretaria, grupo Scout, etc. Te recomiendo que los nombres de tus agendas sean lo más simple posible.
Al tener más de una agenda es recomendable crear una lista general Agenda y agrupar al interior de esta las demás agendas. Aquí comparto una captura de pantalla de mis agendas.
Agendas Compartidas en Todoist
Si compartes Todoist con personas y equipos es necesario agregar unos criterios para el buen funcionamiento de las agendas. Aquí te comparto tres criterios que hemos establecido en nuestro equipo y nos funcionan muy bien.
- Crear asuntos. En una agenda compartida cualquiera puede agregar un asunto. Y el que genera el tema si idéntifica como responsable. Esto para tener claridad de quien quiere plantear el tema, indistintamente que esto sea un pedido o una tarea y después lo realice otra persona. Por lo tanto, el que registra un tema se asigna como responsable.
- Priorizar temas. Antes del encuentro se prepara la agenda dando prioridad a los temas. Otra variable de esto, es acordar mutuamente al inicio de la reunión las prioridades. Así se da mayor mayor atención a los asuntos mas relevantes. Aquí comparto un ejemplo de agenda compartida
- Vaciar Agenda.Una vez que se trata un tema en reunión, este asunto sale de la agenda. Si ya esta conversado y tratado el tema se elimina. En el caso que después de conversar el asunto se haya creado un compromiso, el responsable de la acción se lleva el asunto a su bandeja de entrada y luego lo procesa. Y por otra parte, si quiero hacer seguimiento del compromiso me llevo el tema a mi lista de “En espera”, pero este tema no queda en agenda. La agenda no es una lista de recordatorios de tareas por hacer.
Agenda Compartida
Conclusión
Al trabajar en equipo un buen recurso para es elaborar inteligentemente la agenda de una reunión sea personal o grupal. Para este fin, Todoist nos permite crear agendas, tanto privadas como compartidas.
El efecto de usar sistemáticamente agendas permite la coordinación oportuna, respetuosa y efectiva con los demás para que las cosas fluyan.
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