Logra Objetivos Avanzando En Tus Proyectos
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Muchas metas personales o laborales se duermen como propósito de año nuevo pero luego no se pasa a la acción. En otras ocasiones se comienza con entusiasmo pero luego vienen las dificultades o el cansancio y se abandona a medio camino. Esto ocurre tanto con metas grandes como pequeñas. En estos casos hay algo en común hay cierta claridad del fin pero falla el análisis en los medios para llegar a ese destino soñado.
Esto se aplica tanto en el mundo de la gestión personal como en el de equipos. Saber que hacer, para luego hacerlo bien, usando adecuadamente los recursos de tiempo y energía, es clave cuando se busca alcanzar las metas deseadas.
A continuación voy a exponer tres cosas. Que se entiende por proyecto en el mundo de la productividad personal, como se gestionan y cuales son sus beneficios.
Los Proyectos
El uso de la palabra proyecto estaba monopolizada por el mundo empresarial. Documentos complejos de miles de palabras, con flujograma, Carta Gantt, presupuesto y muchas cosas más. Esto, elaborado por unos expertos y en custodia de la alta gerencia en una organización.
Fue David Allen que democratizo el término proyecto en el ámbito de la organización personal y de los grupos de trabajo según el método GTD. Allen define proyecto como cualquier cosa que necesite más de una acción para su logro . Así de simple y así de amplio. Y esto aplica tanto si queremos mantener un buen estado físico durante el año, o estar más tiempo en casa como si queremos renovar el permiso de circulación del automóvil.
De esta manera, tener proyectos entre manos es mucho más frecuente de lo que creemos. Y supone un tratamiento distinto de las cosas.
En lo personal, no darme cuenta de esto me generó muchos dolores de cabeza en el pasado. Pues muchas veces creía que estaba trabajando en una tarea cuando en realidad tenía un proyecto, pues había un resultado deseado y no lograba desplegar una secuencia de próximas acciones a realizar. Ante tareas grandes no sabía por donde empezar y postergaba comenzar una y otra vez. Ante otras tareas mas amigables, comenzaba algo y luego no lo terminaba. Y esto por no detenerme a pensar sobre lo que tenía entre manos, la visión era corta y el enfoque inadecuado. Detenerme a analizar las cosas pendientes por hacer y darme cuenta que muchas de ellas no eran tareas ni grandes ni pequeñas sino proyectos, produjo un cambio cualitativo en mi estilo de trabajo. Ilustrare esto con dos situaciones.
Por ejemplo, en mi casa quiero cambiar la alfombra de los dormitorios por piso flotante. A simple vista esta es una tarea, cambiar alfombra o instalar piso flotante. Pero ¿Qué acciones debo hacer para obtener mi resultado esperado? Acciones:
- medir la zona a intervenir,
- seleccionar algunas empresas que hacen el trabajo,
- analizar cotizaciones del trabajo,
- seleccionar una alternativa y lograr un acuerdo,
- sacar cubrepiso,
- instalar piso flotante y
- pagar el servicio.
En este ejemplo de proyecto creamos una secuencia de siete acciones a realizar. Por lo tanto, estamos ante un proyecto que me pedirá atención y energía y que no puedo hacer de un empujón.
Otro ejemplo, en mi trabajo tengo la tarea de implementar el uso el Calendario de Google para gestionar reuniones. ¿Puedo hacer esta tarea en una acción? Veamos, cosas por hacer:
- Crear un acuerdo con el equipo,
- pedir a informática que nos ayude en esta innovación,
- recibir una breve inducción en el tema,
- coordinación con mi secretaria para fijar compromisos en el calendario de Google,
- crear las invitaciones a quienes corresponda,
- dar un plazo de prueba,
- pedir y dar retroalimentación sobre el uso,
- declarar conformidad con el uso de esta herramienta.
Esto no se puede hacer “de un empujón”. Este ejercicio supone una secuencia de 8 acciones.
Como podemos ver, tanto cambiar el cubrepiso o el uso del Calendario no son tareas sino proyectos porque implican más de una acciones a realizar y demanda atención y energía durante un lapso determinado. Esta secuencia de proyecto se aplica a
Gestionar Un Proyecto.
- Lo primero es tener claridad del resultado que quieres lograr y escribirlo, en un papel, en una libreta, en una carpeta o una aplicación de gestión de tareas. Lo que no se escribe no existe en el mundo de la gestión personal.
- Hacer creativamente una «lluvia de ideas” sobre los pasos a dar para lograr el resultado deseado.
- Identificar cual es la próxima acción a realizar.
- Hacer lo que tienes que hacer.
- Seguir con las otras acciones.
- Una vez a la semana revisar tu lista de proyectos y hacer los ajustes necesarios
- Al terminar, celebrar y archivar el proyecto.
Beneficios de usar Proyectos.
- Control. Si hacemos una lista de nuestros proyectos tanto personales y laborales podemos tener un inventario total de todos los frentes abiertos que tenemos. Con esto, evitamos esa desagradable sensación de estrés, de intuir que algo nos falta o que algo terrible va a pasar pero no se que cosa es. Desde la colina tenemos una mirada global del “campo de batalla”. Al tener a la vista tus proyectos actualizados tendrás más control y menos estrés.
- Focalización: Dedicar la atención y energía a los proyectos es avanzar hacia los resultados que deseamos obtener. Tanto en el ámbito personal como laboral surgen muchos imprevistos o situaciones urgentes que requieren nuestra dedicación inmediatamente. Pero a la hora de volver a lo tuyo, tener a la vista tus proyectos te permite tomar decisiones correctas en el camino correcto evitando dispersarte en otras cosas que hasta pueden ser más gratificantes pero que te alejan de tu norte.
- Sensación de logro: avanzar en la ejecución de un proyecto tachando las tareas que están en la lista de tus próximas acciones incrementa la sensación de logro pues tu cerebro segrega dopamina. Estas acciones pueden ser muy variadas. Un llamado telefónico, una presentación, una cena familiar, un viaje, lo que sea. Todo aquello que este en tu proyecto y lo puedas tachar, te motiva para seguir avanzado gracias al poder de este neurotransmisor.
Crea tu lista de proyectos
Ahora te invito a revisar tus compromisos personales o laborales para descubrir si tienes algunas tareas troyanas. Es decir, identifica esas inofensivas tareas que dentro de sí llevan varias acciones para lograr el resultado que esperas. Sácalas a la luz y comienza a escribir ese proyecto que esta atascado y poco claro. Insisto, escribe ese proyecto en un papel o en una libreta o en tu aplicación favorita de tareas y luego focalízate en la próxima acción.
De este modo, identificando tus pequeñas y grandes metas podrás generar una lista de proyectos que contenga los distintos frentes abiertos, tanto en lo personal como en lo laboral. Te sorprenderá la cantidad de proyectos que identificarás.
Si tienes comentarios o preguntas no dudes en contactarme. ¡Buena suerte!