4 pasos para una gestión inteligente del correo

//4 pasos para una gestión inteligente del correo

No procesar bien el correo electrónico puede sabotear tu liderazgo llevándote a    un terreno pantanoso en donde te expones a situaciones complejas tales como:

  • Enfrentar situaciones complicadas por quedar en incumplimiento con un pedido.
  • Recibir feedback negativo   por no cumplir plazos acordados.
  • Estresarse al tener muchos correos sin leer.
  • Estar en constante estado de peligro porque en cualquier momento puede estallar un problema que venía en algún mensaje no leído ni gestionado a tiempo.

En cambio una buena gestión de la bandeja de entrada, acrecienta el control, el dominio de las cosas y tu credibilidad por parte de los demás.

Estos inconvenientes se pueden superar fortaleciendo tu liderazgo personal, con  algunas buenas prácticas que ayudan  a tener bajo control la lluvia de mensajes cotidianos que ingresan a mi  bandeja.

Buena Praxis en gestión del correo electrónico.

  1. Clarificar el Mensaje. Cuando lees un correo hazte  preguntas para comprender de que se trata y saber que hacer con el mensaje. ¿Qué es esto? ¿De que se trata? ¿Debo hacer algo con esto? ¿Hay algún plazo objetivo? Con las respuestas a  estas preguntas, decides ¿que acción vas a realizar?  Veamos un ejemplo. En mi bandeja de entrada encuentro un mensaje con el asunto Reunión Censo. Inmediatamente le aplico  las preguntas:
  • ¿Qué es esto? Una  invitación a  reunión.
  • ¿De que se trata? Un encuentro para organizar el Censo del próximo año.
  • ¿Debo hacer algo con esto?. Decidir si asisto  o pido a otra persona que   asista por mi. Comunicar al equipo esta nueva iniciativa comunitaria.
  • ¿Hay algún plazo objetivo de cumplimiento? Si, la próxima semana, el jueves.

En el ejemplo anterior, mi  decisión fue confirmar asistencia y acto seguido, agendar en mi calendario el evento.

Una buena lectura de mensajes te lleva siempre a tomar una decisión por pequeña que sea y el arte esta en tomar la decisión correcta.

  1. Procesar  mensajes:

Lo normal es leer el correo y responder. Eso se puede hacer de inmediato cuando se trata de escribir un gracias, archivar un documento o enviar un mensaje al basurero.

Aquí aplica  muy bien la  norma de los dos minutos.  Si hay algo que lo puedes hacer en menos de dos minutos…¡hazlo inmediatamente!

Pero en ocasiones (que pueden ser muchas), por distintos motivos, no podemos dar una respuesta de inmediato. Esto porque no tenemos la información disponible o necesitamos el parecer de otras personas.  Lo cual no quiere decir, que dejas tu puesto de trabajo y vas a conversar con no se quien o llamas por teléfono para que alguien te entregue la información que necesitas.  Tampoco quiere decir que pases al siguiente mensaje para luego volver al mensaje abierto. En estos casos, donde   responder requiere más acciones  la clave es procesar los correos y diferir sus respuestas.  Pero ¿Cómo hacer esto? Transformando los mensajes en tareas.

  1. Transformar mensajes en tareas. Cuando el mensaje es un pedido y tienes claro que debes hacer algo  que te puede tomar, desde 5 minutos a toda una tarde de trabajo,  tomas nota y la envias  a otro lugar. Transformas en mensaje en algo que te haga sentido y lo sacas  de la bandeja de entrada.

En el ejemplo anterior, el mensaje tenía en el asunto “Reunión Censo”. Junto con agrandarla  debía comunicar esta iniciativa al equipo. Eso no lo puedo hacer en el instante. Por lo anterior en el próximo encuentro, es un tema del que quiero dar cuenta. Por lo anterior,  la envíe a mi gestor de tareas integrado a mi correo. Y cuando llegó la reunión con el equipo, reporte esta iniciativa.

Sacar las tareas de la bandeja de entrada te libera de una gran cuota de estrés. Por eso una vez que analisas el mensaje y descubres una nueva tarea envíala a un gestor de tareas  de baja tecnología o de alta tecnología.  Envíala a una lista y registra con   lápiz y  papel,  o envíala a una aplicación de alta tecnología integrada a tu correo. Pero por favor, no uses tu  correo electrónico como gestor de tareas. Tus tareas deben estar registradas en un  lugar confiable donde deposites cosas por hacer .

  1. Vaciar  la bandeja de entrada.  Si comienzas a procesar todos los mensajes, respondiendo brevemente los mensajes que te tomen menos de dos minutos   y difiriendo respuesta para aquellas tareas que requieran tiempo y energía, podrás vaciar tu bandeja de entrada periódicamente. Así tendrás tu  correo   bajo control .

¿Cuántas veces hay que revisar el correo? Dependerá de tu actividad. Por lo general, tres, cuatro o cinco veces es un número razonable. Indistintamente las veces que ingreses a tu correo, la clave es que al final del día esta bandeja quede en 0. Si en cero.  Si esto te suena como un buen deseo impracticable, inténtalo focalizándote en leer todos los mensajes.  Esta es una habilidad que requiere entrenamiento, pero funciona . Procesa tus correos  de la  A a la Z, respondiendo los mensajes breves y difiriendo los temas complejos. Y una vez que terminas de leer, vuelves a tu lista de tareas que a lo menos una vez al día actualizas..

Cuando no leer correos.

Durante mucho tiempo, mi primera media hora de trabajo consistía en leer los nuevos mensajes. Y por lo general el efecto que lograba era hacer muchas cosas y quedarme con la sensación que no haber hecho nada. Esto me ocurría por mi falta de definición de las prioridades del día.

Después modifique mi rutina. Ahora, mi primer momento de la mañana consiste en definir las prioridades del día. Después de eso, me dedico a uno o dos de mis tareas más importantes. En tercer lugar, reviso correo. Esto después de dos horas de trabajo.

Por esto, considero que las  primeras horas ‪de la mañana no son para leer correos. Dedicarte a responder correo cuando estas con las pilas cargadas, con el máximo nivel de concentración es desperdiciar oportunidades . Por eso te recomiendo que a primera hora abordes las tareas más importantes de tu día . Preparar un informe, has  un análisis, diseña un nuevo producto, lo que quieras. El mundo puede esperar tu interacción  por una  o dos horas.

En todo caso, si  hay mensajes sin leer y te preocupa su contendido. El truco que sugiere  Jeroen Sengers es una buena alternativa. Realiza un escáner a tu correo. Una mirada rápida de los mensajes y destinatarios para detectar posibles bombas de tiempo que estén en tu bandeja y que efectivamente requieran tu atención. Esto podría ocurrir, pero serán las menos .  Si hubiese algo que atender lo abordas y luego te focalizas en tu tarea más importante.

Conclusión

El control es un elemento básico para cualquier liderazgo. No tener la  habilidad de procesar los correos electrónicos es dejar un frente abierto por donde estallen constantemente bombas de tiempo. Para evitarlo, practicar  estos cuatro pasos permiten controlar la lluvia de mensajes y ser más efectivo en tu trabajo.

Si toda esta metodología t resulta  extraño  y sientes que te hablan en un idioma que no puedes comprender del todo , te invito por una semana, a hacer el experimento de “gestión inteligente del correo electrónico”. Después verás como  aumenta tu sensación de control, se agiliza la lectura de mensajes,  tendrás  más tiempo libre e incluso podrás irte antes a casa.

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Apóstol de la productividad personal para todos los inconformistas que intuyen que hay una mejor manera de lograr los objetivos personales y laborales.

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