Uso estratégico del calendario
A la hora de alcanzar nuestros objetivos el tiempo es uno de los recursos más preciados. Por este motivo, el calendario recobra especial significado pues es el terreno que define las batallas y los compromisos que vamos abordar. Desde esta perspectiva el calendario puede convertirse en un aliado o en un enemigo de acuerdo al uso que le demos. Si trabajamos en modo reactivo lo más probable es que sintamos que nos esforzamos todo el día, pero pero sin haber hecho nada de lo que teníamos que hacer. Pero si trabajamos el modo proactivo podemos organizar el día y la semana de acuerdo a nuestros propios objetivos. En este contexto, el timeboxing es una estrategia muy eficaz.
Esta técnica nos permite equilibrar tanto la atención dedicada a diversos actividades, como el tiempo enfocado a las cosas que realmente importan. El timeboxing ayuda a recuperar el control sin sentirse a la deriva ante tantos asuntos emergentes. En definitiva, es una técnica que ayuda a la efectividad personal permitiendo dar espacios predefinidos para avanzar en los objetivos importantes.
Timeboxing
El timeboxing es un periodo de tiempo definido durante el cual se realiza una tarea predefinida. Esta caja de tiempo se registra en el calendario y se defiende sagradamente para su ejecución.
Esta es una técnica que comenzó a ser utilizada en len entornos ágiles para la gestión de proyectos, permitiendo mayor efectividad en los resultados en un tiempo acotado.
Modalidades de bloqueo de tiempo
Timeboxing es una de cuatro técnicas para bloquear el tiempo para ser más efectivos. Aquí las nombramos.
- Bloques de Tiempo. Se trata de organizar la actividad diaria y semanal en el calendario por bloques de tiempo. Aquí se Bloquean espacios para reuniones, entrevistas, revisión de correos y otros asuntos.
- Tareas por lotes. Se trata de incrementar la eficiencia haciendo una cantidad numerosa de actividades similares. Con esto se evita cambiar de contexto ahorrando tiempo y energía. Por ejemplo, vaciar la bandeja de correos a una dos veces en el día en lugar de revisarla cada media hora.
- Tematización del día. Para asegurar los temas más importantes sin descuidar ninguno, esta variable considera un tema específico para cada día. Por ejemplo, los lunes se trabaja en finanzas, los martes para reuniones, los miércoles para proyectos. El jueves para entrevista. De este modo, se deja el tiempo disponible para trabajo emergente y se bloquea durante la semana diversos espacios para proyectos y procesos.
- Timeboxing. Se determina un tiempo específico para hacer algo. Este bloque tiempo puede ser de 25 a 120 minutos. Esto considerando criterios de trabajo profundo y nivel máximo de concentración y productividad.
Beneficios del Timeboxing
- Favorece el trabajo profundo. En un mundo con tanta distracción el Timeboxing favorece el trabajo profundo. Cal Newport en su libro Enfócate señala que 40 horas de tiempo bloqueado a la semana producen los mismos resultados de 60 horas de trabajo sin estructura. De este modo, se mejora la concentración, la productividad personal y el logro de resultados en las tareas más importantes.
- Organizar mejor el calendario. Lograr una buena comprensión del tiempo diario y semanal se plasma en bloques horarios estratégicos. A modo de ejemplo, esto significa que para generar un mayor aporte no es indiferente si las reuniones se fijan en la mañana o a mitad de la tarde. Tampoco resulta neutro elegir el momento para trabajar en profundidad en un proyecto. Elegir la primera hora de la mañana o al término de la jornada tiene efectos distintos.
- Establecer límites estrictos. Trabajar en un proyecto con una hora de inicio y una hora de término permite una buena activación de todos los recursos, evita el procrastina. Éste criterio también se aplica a reuniones. En lugar de encuentros con hora de inicio exacta y hora de termino indefinida, las reuniones logran agilidad al contar con una agenda explícita de asuntos, con prioridades y tiempo asignado.
- Trabajar por objetivos. El poder establecer con anticipación los objetivos más importante a los que se va a dedicar tiempo es una gran ventaja personal. Sin duda que cada día trae un sinfín de imprevistos y temas emergentes que abordar. Pero garantizar bloques de tiempo permite priorizar los temas donde se buscan resultados.
- Disminuyen las entregas atrasadas. Uno de los sesgos más comunes es la subestimación del tiempo necesario para realizar una tarea. En este caso escribir un informe o realizar una presentación puede consumir más tiempo del asignado y esto lleva al esfuerzo final la jornada anterior a su entrega. Para evitar esto el timeboxing permite un trabajo profundo que mejora los entregables y evita fallas por mala programación.
- Combate la procrastinación. El deseo de postergar o la constante postergación de actividades que resultan poco gratas o complejas es un fenómeno que se puede atacar de raíz asignando tiempo real y fijo evitando el divagar sin abordar el trabajo.
- Limita el perfeccionismo. La ley de Parkinson señala que una tarea se expande tanto como el tiempo disponible que disponga. En este sentido, declarar una hora de término para un proyecto, un informe o una presentación permite concretar y avanzar. Cuando se tiene un resultado final bueno es suficiente. Siempre se podrá mejorar.
Algunos Consejos para la implementación
- Desactivar notificaciones o programar el modo no molestar en los dispositivos móviles. Esto resulta fundamental para El trabajo profundo. Se estima que después de una interrupción el tiempo para volver a centrarse de un modo profundo puede llegar a 20 minutos.
- Centrarse en una actividad. El timeboxing es incompatible con la multitarea. El trabajar un bloque de tiempo para desarrollar una gran tarea o proyecto es efectiva en la medida que se logra profundidad . Una sola cosa a la vez, bien hecha es mejor que varias cosas a medio terminar.
- No reprogramar el calendario. Pueden aparecer diversos motivos por los cuales reprogramar los momentos del timeboxing. Sin embargo, Lo recomendable es no moverlos para generar valor. Estos momentos se deben considerar como un encuentro con uno mismo y si los demás integrantes del equipo tienen acceso a la agenda, deberían visualizar este tiempo como no disponible.
- Buenos sistemas de Recordatorios. Priorizar adecuadamente cuál es la tarea más importante o el proyecto que es necesario abordar en el espacio de tiempo bloqueado requiere un sistema confiable de tareas pendientes y proyectos en proceso. Esto se puede hacer de modo analógico, con papel y lápiz o con alta tecnología, con aplicaciones como Todoist, Things o OmniFocus.
- Buenos descansos. Después de terminar un bloque de trabajo no se debe continuar con otra caja de tiempo. Se necesita recreación o descanso para regenerar la energía y los niveles de concentración.
- Configurar un temporizador. Para algunas personas resulta muy útil visualizar el tiempo disponible o el tiempo restante en una actividad. Para esto hay varias aplicaciones que usan la técnica del Pomodoro. Una de las aplicacionesmás usadas es Forest.
Resumiendo, en contextos actuales con tantas interrupciones y distracciones realizar un trabajo profundo es un hábito que requiere análisis y decisiones estratégicas. Ante esto el timeboxing es una técnica que facilita la efectividad personal, facilitando el progreso en el logro de los objetivos.