Crea Rutinas Poderosas.

Somos lo que hacemos, Nuestras acciones nos definen, nos perfeccionan y una vez que se transforman en hábitos nos permiten movernos con facilidad. Así puede subir un nuevo peldaño cada vez que una nueva rutina se instala en tu praxis. Lo que en un comienzo puede ser difícil y desgastante, con la repetición intencionada y el esfuerzo consciente se hace fácil. Luego, la rutina no implica desgaste y hasta se transforma en una acción que fluye de manera espontánea . Veamos algunas rutinas poderosas para tu productividad en el trabajo.

Sacar afuera las cosas:

Lo primero que hace una persona efectiva es sacar afuera las cosas. Esto puede parecer extraño pero es fundamental si quieres salir de la zona de confusión y de estrés. No te imaginas todo el desgaste mental que significa estar preocupado. Preocupaciones que pueden ir desde el llamado telefónico, las compras del supermercado, el proyecto por entregar, la reunión con los clientes, visitar al médico, el lugar de las próximas vacaciones. Todas estas cosas al mismo tiempo dando vueltas en la cabeza son como un computador que no logra abrir una nueva ventana porque su memoria RAM esta ocupada. Por esto, el tomar conciencia de lo que esta presente en tu mente, sea una emoción o un pensamiento, darle nombre y escribirlo es el 50 % de la solución. El tomar conciencia de tus preocupaciones, miedos y esperanza es el el primer paso para una vida auténtica. Muchas personas no se dan permiso para experimentar sus emociones o preocupaciones. En lugar de escucharlas las reprimen y después no pueden dormir tranquilas, su cuerpo refleja estos dolores con múltiples síntomas, como dolores de cabeza, úlceras, lumbagos e insomnio. Solo por nombrar algunas.

Sacar afuera las cosas es reconocerlas, es darle permiso para existir, es darte permiso para ser humano, para experimentar la fragilidad y la fortaleza, la miseria y la riqueza, lo caduco y lo perenne. Para esto el hábito clave de la efectividad personal es escribir, registrar, capturar tus pensamientos y aquello que emerge de lo profundo de tu ser y de tu quehacer. Luego, una vez registrado en un contexto adecuado puedes revisar y decidir que vas a hacer con esto. Este principio da vida a dos buenas prácticas.

Praxis 1. Ten a mano siempre una libreta de apuntes.
Una libreta de apuntes es el lugar por excelencia para sacar afuera todas las cosas que llaman tu atención y sobre las cuales quieres hacer algo. Este es el lugar para apuntar con libertad lo que este en tu mente sea laboral o personal.
¿Qué cosas puedes escribir del trabajo ?
Ideas o temas claves de una reunión o de una tarea que quieres hacer.
Compromisos que has tomado, fecha de cumplimiento, condiciones que debe cumplir el pedido para que tu jefe o el equipo declare su satisfacción.
Preguntas que te gustaría buscar responder después indagando en internet o en otra fuente.
¿Qué cosas puedes escribir del ámbito personal?
Los regalos de navidad para tus seres queridos,
arreglos que quieras hacer en tu casa,
un cumpleaños que se aproxima.
Pagar tus compromisos financieros
Una idea interesante que te surja.

Praxis 2. Usa un gestor de tareas confiable
Haz de la tecnología tu aliado para sacar afuera las cosas: escribiendo, registrando y capturarando todo aquello que emerge en tu conciencia sobre lo cual quieras hacer algo. Los teléfonos inteligentes y tablet se pueden transformar en grandes aliados para tu productividad. Al principio no te preocupes tanto de que aplicación usar, preocupante más de ser constante para formar este hábito.
Usa alguna aplicación para tomar notas y gestionar tareas. Hay muchísimas, te sugiero algunas: Evernote, Things, Todoist, Todo Cloud, Nozbe, Facile Things. y si ya tienes alguna fantástico. Aquí lo fundamental es el hábito que tengas en usar tu gestor de tareas y lo confiable que resulta al reunir toda la información que necesitas.

PRAXIS 3. Procesar la Bandeja de Correo Electrónico
Toda persona altamente efectiva maneja en 0 su bandeja de entrada durante el día. Tal vez esto te parezca inalcanzable si tienes un sin fin de mensajes sin leer. Pero llegar a 0 con los mensajes no leídos es una rutina que se puede aprender.
Los correos son mensajes no una agenda. He visto como muchos compañeros de trabajo caen en las redes del estrés laboral simplemente por no darse cuente de esta distinción. Piensan que son productivos por hacer cosas y si tienen 15 correos con cosas por hacer toman el primer correo hacen lo que corresponda y luego pasan al segundo y así hasta que se les acabe el día. El problema no es hacer sino no tener distancia de las cosas para tener una lista de todas las tareas que requieren mi atención y mi acción y en segundo lugar, que tareas voy a hacer y cuales dejare en espera y cuales definitivamente no voy a hacer.
Registra las tareas que te pidan los correos. Si tienes 15 correos sin leer y en 7 de ellos debes hacer algo, difiere estas tareas para más tarde, tomando nota de los pedidos en tu libreta o en tu gestor de tareas. Luego una vez acabada la lectura de mensajes, en tu agenda personal decide que vas a hacer. Esto es una gestión inteligente de tu correo.
Respuesta Flash inmediatas. Si un mensaje conlleva una acción que demora menos de dos minutos, hazla inmediatamente. Por ejemplo, si el mensaje tiene un archivo adjunto que debes guardar es más eficiente guardarlo inmediatamente que diferirlo para después. Si un mensaje te conlleva a dar las gracias o tomar conocimiento, dilo con un par de palabras y cierra el asunto.

PRAXIS 4.Bloquea tu tiempo.
Muchas veces cuando uno trabaja con más personas las interrupciones son una verdadera guerrilla que te desgasta y no te permite avanzar en logro de tus metas. Para focalizarte y dedicarte a lo que realmente quieres hacer bloquea tu tiempo. Esta es una técnica llamada Timeboxing. Para esto puedes generar en tu calendario un encuentro contigo mismo. Por ejemplo de 9.00 a.m. a 10.00 a.m Proyecto A. Con esto te programas y das a los demás la señal que estás en algo. Si tienes oficina y puedes cerrar tu puerta mejor aun. Pero si trabajas en una estación de trabajo con más personas a tu alrededor unos audífonos y una buena lista de música que te permita concentrarte son una buena ayuda.

PRAXIS 5. Concéntrate.
Si tu problema es la dispersión. Comienzas algo y a los 5 minutos de iniciar una tarea estas revisando tus redes sociales o te paras de tu puesto de trabajo para hacer cualquier cosa hay una técnica del Pomodoro te puede ayudar. La técnica del Pomodoro consisten en bloquear un lapso de 25 minutos para realizar una actividad, dejando 5 minutos para un pequeño descanso. Luego repites la actividad. Y cada tres pomodoros el descanso es de 15 minutos. Su autor la bautizo con este nombre porque media el tiempo con un temporizador de cocina en forma de tomate. En la actualidad, dada la tecnología que poseemos Pomodoro esta presente, tanto en ambientes IOS como Android y en dispositivos como teléfonos inteligentes, tablets o Notebooks. Su principal beneficio es que te permite dividir grandes tareas en pequeñas unidades de concentración y esfuerzo. Te ayuda a mantener la disciplina y tu agenda. De aquí que los 25 minutos resulta una unidad corta pero efectiva.

PRAXIS 6. Sal a tiempo de tu trabajo.
Salir a tiempo de tu trabajo puede ser mal visto en algunas culturas laborales sin embargo si lo que buscas es llevar tu productividad personal hasta las nubes, esta es una rutina clave. Clave para mantener el equilibrio entre lo personal y laboral, entre el trabajo y el descanso. Y esto no es muy
fácil. No significa que apenas llegue la hora de termino de tu jornada simplemente tomes tus cosas y simplemente partas. Salir a la hora significa una mezcla inteligente de energía atención y asertividad. La jornada laboral de Barak Obama o la del Dalai Lama tienen las mismas 24 horas que tu jornada y la mía. Y la clave del uso del tiempo es decidir a que cosas le dedico mi atención, que cosas puedo delegar, que cosas puedo diferir y que cosas definitivamente voy a decir que no. Por lo anterior, si habitualmente no logras salir a tiempo de tu trabajo pregúntate ¿por qué no tengo el control de mi trabajo?¿esta mal diseñado mi trabajo? Para esto la clave es organizarse personalmente con dos herramientas claves:
Calendario: donde registras los compromisos objetivos que tienes con otras personas, sean compañeros, jefes o clientes.
Gestor de Tareas: Donde registras las acciones que deseas, o debes realizar y que en la medida que dispones de tiempo vas ejecutando.

PRAXIS 7. Define tus tareas mas importantes del día.
Cuando tienes una enorme cantidad de cosas por hacer sean personales y laborales no resulta extraño terminar la jornada cansadísimo con la sensación que trabajaste una enormidad pero que no hiciste nada. Para esto un truco efectivo consiste en definir las dos tareas más importantes para el día. Esto se establece el día anterior al final de la jornada, revisando lo hecho y lo pendiente, revisando las fechas objetivas de compromisos por vencer, determina una o dos tareas claves que si o si van a ser abordadas al día siguiente. Luego bloquea las dos primeras horas de tu trabajo y dedícate con cuerpo y alma a estas tareas y te darás cuenta que el lograrlas te dará una sensación de triunfo que aunque muchas cosas durante la jornada no resulten bien, sentirás que el día esta ganado. El bloquear las dos primeras horas del día no es nada de fácil. Lo primero es que hay cosas que no dependen de tí, pueden haber compromisos ya tomados. Pero en la medida que dependa de ti, haz lo posible por hacer de este momento un ritual sagrado, no reuniones, no camaradería con compañeros, no redes sociales, no correos. Cuando tu mente y tu cuerpo estén al 100% ofreceles las tareas más ambiciosas, mas complejas, las más creativas, las más importantes. Si logras instalar esta rutina en tu semana o durante algunos días, tus pequeñas victorias incrementaran tu motivación y la calidad de tu trabajo se incrementará.

PRAXIS 8. Medita.
No conozco jardín que sea bello sin que un jardinero lo cuide diariamente. Un jardín florece en la medida que se riegan las plantas, se corta el césped y se sacan las malezas. En la naturaleza humana ocurre algo similar. No pretendas sentirte dichoso, auténtico o feliz sino cultivas tu interioridad. En tu interior pueden aflorar muchas cosas y tu decides que cosas vas a cultivar y que cosas vas a podar. Guardar silencio, dejar tiempo para simplemente ser es la puerta para despertar tu mente y comenzar a caminar hacia tomas de conciencia mas amplias de tu corazón, de los otros y de la vida. No pienses que meditar es algo exclusivo de los monjes tibetanos y que ocupa mucho tiempo y que es un arte reservado para algunos. Basta que comiences por reservar unos diez minutos y concentrarte en tu respiración, relajar tus músculos y escuchar el silencio. En la mañana o en la tarde. Si meditas tu estar presente aquí y ahora si incrementará, se transformará progresivamente en un hábito que te permitirá tomar mejores decisiones, mirar tu interioridad con benevolencia y ser más empático con los demás.

PRAXIS 9. Duerme Bien.
La productividad personal requiere de energía y atención para estar presente y hacer lo que haya que hacer como si fuera la primera, la última y la única tarea de tu vida. Si no duermes lo suficiente, tu nivel de atención y de concentración serán bajos. Las posibilidades de cometer omisiones y errores aumentarán y no harás un buen papel. Cuidar tu fuente de energía es una decisión estratégica. Un buen día comienza yendo a descansar a una hora adecuada. Apagar la televisión o las notificaciones de teléfonos a una hora prudente es un gran favor para tu efectividad.

PRAXIS 10. Aliméntate bien.
De que sirve tener un muy buen automóvil, confortable, veloz, con muy buena tecnología si no tienes combustible, si no puedes ir a ningún lado. Algo similar ocurre con tu vida. No esperes llegar lejos por los caminos de la productividad si tu alimentación es deficiente. Este truco lo dominaban muy bien los generales, pues antes de entablar combate enviaban a las tropas a comer. Una dieta balanceada, nutritiva, bien hidratada son buenos hábitos que te permiten dar tu 100% en los distintos frentes abiertos que tengas.
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Roberto Soto Molina
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