GTD Paso 3: Organizar

“Durante los primeros veinticinco años de mi vida quise libertad. Durante los siguientes veinticinco años quise orden. Durante los siguientes veinticinco años me di cuenta de que el orden es libertad”.

Winston Churchill

Una vez que hemos aclarado las cosas que hemos capturado, el siguiente paso en la metodología GTD es organizar. Es decir, una vez que tenemos claro el significado de las cosas procedemos a organizarlas en diversos recipientes llamado listas.

Esto va en contra de la practica común de confeccionar una sola lista para todos los recordatorios. Cuando se confecciona una lista de tareas se mezclan cosas diversas con cierto carácter de urgencia y se responde más a la necesidad de hacer un barrido mental para liberar la presión mental que tener un sistema de organización para avanzar en los diversos frentes abiertos.


Las Listas en GTD

Las listas son lugares que contienen cosas con un mismo significado. Por ejemplo, en una lista de proyectos encontramos sólo resultados esperados  con lo que estoy comprometido y no deseos o posibilidades frente a las cuales aún no decido hacer algo.  Otro ejemplo, si tenemos una lista de llamados telefónicos, esta lista contiene solo  posibles llamado telefónicos y no se se mezcla con los diversos correos electrónicos por enviar. Para todas las cosas con un mismo significado existe una sola lista.

Frente a la pregunta recurrente ¿Cuántas listas hemos de crear? La respuesta es…  Las necesarias para organizar las cosas con el mismo significado en un mismo recipiente.  Es por esto que no se mezclan próximas acciones, con proyectos, con Información de referencia o posibilidades en una única lista.

De este modo, al depositar las cosas clarificadas  en listas con un mismo significado,  evitamos que nuestro cerebro gaste energía  nuevamente para decidir sobre cada elemento y podemos acceder a ellas con un mínimo de esfuerzo mental y físico. Además, las listas cumplen una función de guía para la acción. Por lo tanto,  pueden ser consideradas como un mapa para la toma de decisiones.

David Allen, en su libro GTD  Getting Things Done for Teens  agrupa estas listas en dos grandes  categorías , la de los elementos accionables y las de aquellas  no  accionables. Estas listas son las siguientes:

Accionables:

  • Calendario,
  • Próximas Acciones,
  • Proyectos

No Accionables

  • Algún Día/ Quizás
  • Check-list
  • Referencia

Invitación a la Praxis

Si te estás iniciando en el camino de la efectividad personal y quieres ser más productivo, haciendo realidad tus proyectos y objetivos, comienza a usar de manera sencilla un sistema de listas con baja tecnología, con papel y lápiz o un sistema de listas en una planilla de Google, donde puedas organizar las diversas cosas que has sacado de tu mente y has clarificado previamente. Con esto verás los beneficios de disponer de una guía contextualizada para la toma de decisiones diaria.

#TomadecisionesconGTD

Toma de decisiones y GTD

GTD Paso 1: Capturar

GTD Paso 2: Aclarar

GTD Paso 3: Organizar

GTD Paso 4: Reflexionar

GTD Paso 5: Ejecutar

Apóstol de la productividad personal para todos los inconformistas que intuyen que hay una mejor manera de lograr los objetivos personales y laborales.

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