Acciones tan pronto sea posible con Todoist

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Un trabajo en equipo altamente efectivo implica una gran cantidad de compromisos pequeños y grandes realizados en tiempo y en forma oportuna por cada uno de los integrantes del grupo. Esto tiene cierto grado de complejidad,  pues  en entornos dinámicos las circunstancias cambian constantemente y el tiempo disponible fluctúa y nuevos  compromisos surgen de entrevistas, correo correo electrónicos, reuniones de equipo,  llamados telefónicos, mensajes de Whatsapp y conversaciones entre compañeros de trabajo.
 
Acciones Para realizar tan pronto como sea posible.
Para los compromisos con día y hora existe el calendario como recordatorio.
Para los otros  compromisos  con los cuales se cuenta con un margen de tiempo disponible para realizarlos, David Allen en Haz Que Funcione  señala que  es conveniente realizarlos en cuanto se pueda o tan pronto sea posible.
En otras palabras, si tenemos tiempo disponible, bastaría mirar una una lista de acciones a realizar para seleccionar la que sea mejor para realizar.  Ahora bien, estas listas pueden llegar a contener sin mayor problema 50, 100 o 150 acciones, de acuerdo a los compromisos laborales, personales, familiares o comunitarios que uno tenga.
Ante esta aumento de acciones elegir se hace difícil. Por esto el criterio de elección pasa por  tener a la vista las acciones posibles de acuerdo al contexto.
 
Contextos
La lista de acciones  a realizar tan pronto sea posible se organizan en función del contexto necesario para completarla. Veamos que es un contexto a través de un ejemplo. Si tengo una lista de 56 acciones a realizar tan pronto sea posible y terminada una reunión tengo 10 minutos disponibles y tengo a mano un teléfono, me interesa encontrar  los  llamados telefónicos pendientes y no las acciones a realizar en casa o en otras reuniones. Por lo tanto, el contar con un teléfono significa contar con  una herramienta que permite hacer una tarea. Así el teléfono se transforma en un  contexto. Lo mismo ocurre con otras herramientas como  computador o lápiz y papel, con un lugar o una persona. Los contextos son los medios que permiten realizar la acción.
 
Crear Lista Acciones Tan Pronto Sea Posible con Todoist
Pablo Paredes en Aprendiendo GTD señala que lo más fácil en Todoist es crear listas para cada contexto donde puedo realizar mis acciones siguientes.
 
Esta es una muy buena forma de usar Todoist y comparto el criterio de Pablo que esta es la manera más fácil de crear contextos. De este modo  tendremos  listas agrupadas al interior de Acciones Siguientes tales como:
 @oficina
@computador
@ llamados telefónicos
@casa
@en la calle
@agenda
 
Respecto  al Contexto de agenda  ya dedicamos un post  anterior para explicar  como crearlo y como usarlo en Todoist.
Estos contextos son comunes, pero es recomendable que cada uno  define sus propios contextos de acuerdo a su circunstancia.
 
 
 
 
 
 
Otros contextos
En mi caso, dada mi circunstancia, donde las cosas que hago ante un computador son variadas,  he seguido el consejo de Jeroen Sangers  y he creado tres contextos específicos de acuerdo al tiempo y la energía disponible. Aquí te comparto cuales son:
@Concentración: Para hacer tareas con alta energía mental y con unos 25 minutos. Por ejemplo,  a primera hora de la mañana con alta energía, un buen bloque de tiempo, frente al Mac realizó acciones tales como:  leer un informe, diseñar una presentación, analizar un problema complejo.
@Gestor: Para tareas más breves y con atención normal tengo el contexto @gestor. Responder a pedidos o hacer seguimiento a través de correos electrónicos, es una tarea que realizo aquí.
@Low Energy.  Para tareas que requieren poca energía mental utilizo este contexto. Acciones como imprimir, pagar cuentas en Internet, hacer una reserva tienen este contexto.
 
Otro contexto que utilizo es el de @lápiz y papel. Para aquellas tareas de análisis o reflexión personal que necesito agudizar mi percepción y analizar  en profundidad,  una libreta  y un lápiz son poderosas herramientas. Este contexto me ayuda mucho en el crecimiento personal y en mi Hoja de Ruta.
En mi caso tengo una gran lista de acciones Tan pronto sea posible, a cada acción le agrego una etiqueta y las agrupo creando filtros. Abajo comparto los contextos que he creado.
 
 
 

Trucos para Próximas acciones.

La  función de Todoist  agregar a favoritos permite  una configuración privilegiada para los contextos para las  acciones siguientes.
Tanto si tienes una lista o una etiqueta para gestionar tus contextos,al añadirlo a  favoritos queda inmediatament a la vista. Esto resulta muy útil si usas  la pantalla de tu teléfono inteligente
Para añadir a favoritos un proyecto, debes ir a edición  de proyecto o de etiqueta y luego marcar la opción correspondiente.
Aquí comparto la vista de mis contextos en la pantalla de mi teléfono inteligente.
 
Resumiendo
Ser impecable en la ejecución de los compromisos  es una gran virtud para un equipo de trabajo. Para desarrollar este hábito GTD y Todoist son buenos aliados.
  • La metodología GTD proporciona la lista de Acciones a realizar tan pronto sea posible y para facilitar la elección de acciones a realizar estas se agrupan por contexto.
  • Todoist nos proporciona dos modos de crear esta lista con contextos. Una lista para cada contexto, donde se van guardando las diversas tareas a realizar.
  • La segunda alternativa  que no proporciona Todoist es crear una gran lista  para estas tareas, añadiéndoles  una etiqueta. Luego,  para la búsqueda por contexto se crean filtros.

Cualquiera que sea tu circunstancia mantener activo un sistema de recordatorios para realizar  acciones tan pronto sea posible es una gran ayuda en la efectividad persona y grupal.

 

 
 

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