Un trabajo en equipo efectivo en equipo pasa, en parte, por el cumplimiento de compromisos en tiempo y con las condiciones de satisfacción acordadas. Por otra parte, gran parte de las insatisfacciones al interior de un grupo de trabajo pasa por los incumplimientos y las entregas realizadas que no responden a lo pedido.
Saber pedir, saber ofrecer o saber comprometerse son gestos claves para que las cosas avancen en los equipo. Y aunque no tan populares , saber negociar, reclamar o decir no, son gestos muy valiosos para el logro de objetivos.
La coordinación en la acción pasa por las palabras y por el registro de esas palabras para hacerle seguimiento. Cuando estamos a cargo de proyectos es conveniente monitorear como va lo pedido o delegado . Y más relevante aún resulta chequear los cumplimientos en tiempo y forma.
Veamos a continuación el concepto de lista a la Espera en la metodología GTD y como Todoist nos facilita el seguimiento.
La lista A la Espera.
A la hora de implementar tu sistema de organización, un de las listas es la de Acciones A la Espera y como señala José Miguel Bolivar, esta lista «es el lugar donde anotarás todos los recordatorios de las cosas que tú no tienes que hacer, sino que estás a la espera de que ocurra algo o de que las haga otra persona. Se trata de un lista de seguimiento de todos los compromisos que están a cargo de otra persona».
Crear lista A la espera en Todoist
Después de dos años usando Todoist en nuestra organización hemos establecido dos formas de crear nuestras lista de seguimiento: crear una lista única con filtros o diversas listas para cada integrante del equipo. Veamos en detalle esto.
Lista Única A la Espera.
Creamos una gran lista de todos los recordatorios de seguimiento asignando un contexto o etiqueta con la persona que esta a cargo de producir la acción y es lo que personalmente hago. En mi caso tengo etiquetas para cada uno de los integrantes de mi equipo con los diversos pedidos o compromisos que tenemos pendientes. En esta lista registro fundamentalmente dos tipos de recordatorios: aquellos que se entregan tan pronto sea posible y aquellos que tienen una fecha límite explícita. Cuando estos entregables tienen fecha explícita agrego la fecha y cuando llega el día Todoist me lo recuerda y haga el pedido con un correo, un llamado o una conversación personal. Lo anterior lo complemento con el uso de los filtros para conversar los diverso avances.
Creación de Filtro.
Para que el seguimiento sea efectivo es necesario crear filtros para agrupar fácilmente todas las acciones pendientes de cada uno. De este modo puedes encontrar rápidamente todas las tareas delegadas a cada integrante del equipo. En mi sistema esto se ve de la siguiente manera.
Los pasos a seguir para crear un filtro «A la Espera» son los siguientes:
- En la columna derecha vas a Filtros, haces click en el signo más (+).
- En la ventana que se abre eliges un nombre para tu filtro de la persona con quien quieres hacer seguimiento. En nuestro ejemplo tenemos a Alejandra. Por lo anterior, el nombre queda «A la Espera Alejandra».
- En la sección búsqueda digitas lo siguiente: #A la Espera & @nombre. Aquí lo que le pides a Todoist son dos cosas: busca en el «Proyecto A la Espera» (#), y junto con esto (&), busca todas las tareas que tengan el contexto Alejandra (@).
- Finalmente pulsa añadir filtro y en fracción de segundos tienes a la vista todas las acciones pendientes de la persona.
Una lista con subsistas A la Espera.
La segunda forma consiste en en crear al interior de la lista a “A la Espera” listas para cada una de las personas que tienen un compromiso pendiente del que estamos en espera. Esta forma tiene la ventaja que si tu cuenta Todoist no es Premium no necesitas las etiquetas para agrupar. Por lo tanto en la medida que surge un compromiso de un integrante del grupo contigo, basta que lo registres en su lista. Luego en esa lista puedes visualizar los diversos pendientes que tiene contigo y de los cuales tu estás haciendo seguimiento.
Hacer Seguimiento con Todoist
Hacer seguimiento de manera eficiente y en el momento oportuno es un hábito poderos en los equipos de trabajo. Esto evita el desgaste de energía al tratar de recordar algo pendiente. Al mismo tiempo evita la pérdida de tiempo buscando compromisos pendientes en correos, carpetas o libretas es un relevante para un trabajo en equipo efectivo. Si generas un solo lugar donde tienes todos tus recordatorios de seguimiento en tu lista A la Espera en Todoist y las usas constantemente, tus conversaciones de trabajo podrán fluir y tu tiempo y energía se focalizará en hacer que las cosas sucedan.
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